Sygnaliści

 

Szanowni Państwo,

w ramach obowiązków związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości w jednostce (ochrona sygnalistów) uprzejmie informujemy, iż od 12.09.2024 r. zgłoszenia przyjmujemy przede wszystkim drogą mailową pod adresem: sygnalisci@tiptax.pl zgodnie z procedurą zgłaszania nieprawidłowości opisaną poniżej.

—————————–

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ

WEWNĘTRZNYCH W

TipTAX Biuro Rachunkowe

Niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych powstała na podstawie ar. 24 ustawy z 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§1

DEFINICJE

Użyte w niniejszej procedurze określenia oznaczają:

  1. podmiot – Podmiot prawny tworzący niniejszą proceduję tj. TipTAX Biuro Rachunkowe, ul. Planty Kowalskiego 4, 41-709 Ruda Śląska, NIP: 6412458237;
  2. pracownik – osoba pozostająca w stosunku pracy z podmiotem w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy
  3. współpracownik – osoba świadcząca usługi na rzecz podmiotu na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  4. Kierownictwo podmiotu – zarząd podmiotu;
  5. Koordynator – osoba odpowiedzialna za proces rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa, zgodnie z § 4 niniejszej procedury;
  6. Komisja wyjaśniająca – wewnętrzna komisja powołana do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu naruszenia prawa;
  7. osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia – osoba wskazana w § 3 ust. 1 niniejszej procedury;
  8. zgłaszający – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenie prawa przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej procedurze;
  9. sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenie prawa, której przyznano status sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej procedurze;
  10. procedura – niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych
  11. procedura antymobbingowa – procedura przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym w zatrudnieniu w podmiocie;
  12. zgłoszenie naruszenia prawa/zgłoszenie – przekazanie w trybie określonym w niniejszej procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa;
  13. naruszenie prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  14. rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr prowadzony na zasadach określonych w § 7 procedury przez podmiot;
  15. wstępna analiza zgłoszenia – weryfikacja treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu sygnalisty, w ramach której Koordynator ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu naruszenia prawa;
  16. postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem, w oparciu o procedurę postępowania wyjaśniającego;
  17. działania następcze         –            wstępna            analiza          zgłoszenia        oraz      postępowanie wyjaśniające.

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejsza procedura służy do obsługi zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie dotyczących spraw opisanych w ustawie z 23 maja 2024 o ochronie sygnalistów. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne – ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych – dostępne kanały, które powinny być wykorzystane do tych celów.
  2. Niniejsza procedura ustanawia w podmiocie zasady podejmowania czynności przez Koordynatora, komisję wyjaśniającą oraz Kierownictwo podmiotu, w ramach przysługujących uprawnień, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa oraz wyciągnięcie konsekwencji wobec sprawcy naruszenia prawa i podjęcie działań naprawczych.
  3. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa w podmiocie, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
  4. Niniejsza procedura określa w szczególności:
    1. Wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury podmiotu lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń
    2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę
    3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych
    4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo
    5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania
    6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
    7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego
    8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych

§ 3

ZAKRES PROCEDURY

  1. Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie do następujących grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
    1. obecni i byli pracownicy podmiotu,
    2. kandydaci do zatrudnienia w podmiocie,
    3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    4. przedsiębiorcy,
    5. prokurenci,
    6. akcjonariusze lub wspólnicy,
    7. członkowie organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
    8. osoby świadczące pracę   pod       nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
    9. stażyści,
    10. wolontariusze,
    11. praktykanci,
  2. Niniejszej procedury nie stosuje się do następujących informacji objętych:
    1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego,
    2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,
    3. tajemnicą narady sędziowskiej,
    4. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

§4

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa w podmiocie jest Koordynator upoważniony przez Kierownictwo podmiotu. Wzór upoważnienia stanowi załącznik numer 1 do niniejszej procedury.
  2. Osobami odpowiedzialnymi w podmiocie do podejmowania działań następczych są członkowie komisji upoważnionej przez Kierownictwo podmiotu. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
  3. Osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie prawa, nie mogą być angażowane w analizę takiego zgłoszenia.
  4. Osoby co do których istnieje wątpliwość czy zapewniają bezstronność działań następczych, nie mogą być członkami komisji.

§ 5

ZGŁASZANIE NARUSZEŃ PRAWA

  1. Podmiot nie dopuszcza anonimowego zgłaszania naruszeń prawa.
  2. Zgłoszenia naruszeń prawa mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  3. Zgłoszenia przyjmowane są pod adresem: drogą elektroniczną sygnalisci@tiptax.pl
  4. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać przejrzyste i możliwie pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz komplet informacji identyfikujących naruszenie prawa, w szczególności:
    1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
    2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
    3. wskazanie komórki lub osoby, których dotyczy zgłoszenie naruszenie prawa,
    4. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
    5. wskazanie dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa,

§6

STATUS SYGNALISTY

  1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenia prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe (działanie w tzw. dobrej wierze).
  2. Status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
  3. Sygnalista ma zapewnioną anonimowość i bez wyraźnej zgody jego tożsamość nie może być ujawniona innym osobom poza Koordynatorem. Członkowie komisji wyjaśniającej, jeśli nie wymaga tego charakter czynności wyjaśniających, nie są informowani o tożsamości sygnalisty.
  4. Koordynator potwierdza przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa zgłaszającemu.
  5. Komisja informuje zgłaszającego o nadaniu albo odmowie nadania mu statusu sygnalisty. Odmowa nadania zgłaszającemu statusu sygnalisty wymaga uzasadnienia.
  6. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

§7

REJESTR NARUSZEŃ PRAWA

  1. Każde zgłoszenie naruszenia prawa zostaje zarejestrowane w rejestrze naruszenia prawa, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
  2. Za prowadzenie rejestru nieprawidłowości w podmiocie odpowiada Koordynator.
  3. Rejestr naruszenia prawa obejmuje co najmniej:
    1. nr sprawy,
    2. przedmiot naruszenia prawa,
    3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
    4. adres do kontaktu sygnalisty,
    5. datę dokonania zawiadomienia,
    6. informację o podjętych działaniach następczych,
    7. datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§8

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

  1. Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszenia prawa.
  2. W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu naruszenia prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
  3. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia prawa może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, wskazanej w odpowiednich przepisach.

§9

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

  1. Wyłączny dostęp do kanału zgłaszania naruszeń prawa w zakresie, w jakim kanał ten dotyczy zgłaszania naruszeń prawa, posiada Koordynator.
  2. Każdorazowo po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, Koordynator, dokonuje niezwłocznie jego przyjęcia, a następnie nie później jednak niż w terminie 7 dni, potwierdza przyjęcie zgłoszenia.
  3. Koordynator wszczyna postępowanie wyjaśniające, które prowadzi komisja wyjaśniająca. Komisja wyjaśniająca ma prawo do weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym prawo występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej.
  4. Rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia prawa przez komisję następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia otrzymania zgłoszenia.
  5. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego komisja sporządza raport dla Kierownictwa, w którym stwierdza, czy informacje/zarzuty objęte zgłoszeniem, okazały się w ocenie komisji potwierdzone i zasadne. Raport obejmuje także rekomendacje komisji w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne konsekwencje, jakie powinny zostać wyciągnięte przez podmiot w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia prawa albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
  6. Komisja ma obowiązek przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od daty otrzymania zgłoszenia.

§10

OCHRONA SYGNALISTY

  1. Podmiot wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie naruszenia prawa zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszone naruszenie prawa nie miało miejsca.
  2. Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami odwetowymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
  3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem naruszenia prawa.
  4. Ochrona przewidziana w ust. 3 powyżej nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem naruszenia prawa. Podejmując decyzję o ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z sygnalistą, będącym sprawcą/ /współsprawcą/pomocnikiem naruszenia prawa, podmiot powinien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności naruszenia prawa (okoliczność łagodząca).
  5. Wszystkie zgłoszenia naruszenia prawa, kontakty ze zgłaszającym i sygnalistą oraz postępowanie wyjaśniające mają charakter tajemnicy podmiotu.
  6. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnalistom oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.
  7. Tożsamość zgłaszającego i sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako tajemnica podmiotu na wszystkich etapach procesu rozpatrywania zgłoszonych naruszeń prawa. W szczególności, z zastrzeżeniem ust. 8 poniżej, tożsamość zgłaszającego i sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.
  8. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest obowiązkiem podmiotu wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych postępowań przez stosowne organy. Ujawnienie tożsamości w takim przypadku wymaga wcześniejszego poinformowania sygnalisty, ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu.
  9. Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość zgłaszającego i sygnalisty.
  • Przetwarzanie danych osobowych sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

§11

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

  1. Niezależnie od możliwości dokonania zgłoszenia z wykorzystaniem zasad określonych w przedmiotowej procedurze, zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  2. Wymienione powyżej organy ustanawiają własne procedury przyjmowania zgłoszeń.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
    1. w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie,
    2. w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
    3. Organ publiczny oraz Rzecznik Praw Obywatelskich umieszczają na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty informacje o danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane.
    4. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organomci lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

§12

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od jej ogłoszenia.