Obsługa kadrowo-płacowa dla firm Ruda Śląska

Obsługa kadrowo-płacowa to prowadzenie spraw pracowniczych i rozliczanie wynagrodzeń w imieniu pracodawcy: od umowy i zgłoszenia do ZUS, przez listy płac i deklaracje, po świadectwo pracy. TipTAX przejmuje te zadania na podstawie umowy, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad decyzjami kadrowymi. Nasze biuro rachunkowe działa w Rudzie Śląskiej od 1992 roku, a outsourcing kadrowo-płacowy prowadzimy również zdalnie dla firm z całej Polski.

Wypełnij formularz

Na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?

Outsourcing usług kadrowo-płacowych oznacza, że czynności administracyjne związane z zatrudnieniem wykonuje zewnętrzne biuro, a pracodawcą pozostaje Twoja firma. To ona zawiera umowy z pracownikami, wydaje polecenia i jest płatnikiem składek oraz zaliczek na podatek.

To co innego niż leasing pracowników czy praca tymczasowa – w takim modelu pracodawcą formalnie jest agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru agencji zatrudnienia. TipTAX nie jest agencją pracy tymczasowej i nie zatrudnia pracowników klientów – zajmujemy się wyłącznie obsługą ich spraw kadrowych i płacowych.

Obsługa kadrowa pracowników – zakres

  • przygotowanie umów o pracę, aneksów i porozumień oraz umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło),
  • przygotowanie informacji o warunkach zatrudnienia i innych dokumentów wymaganych przy przyjęciu do pracy,
  • zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS pracowników, zleceniobiorców i członków rodzin,
  • prowadzenie akt osobowych (części A-E) i pozostałej dokumentacji pracowniczej,
  • ewidencja czasu pracy, urlopów i nieobecności, w tym zwolnień lekarskich e-ZLA,
  • kontrola terminów badań medycyny pracy i szkoleń BHP (przypomnienia – same badania i szkolenia wykonują uprawnione podmioty),
  • ustalanie stażu pracy i wymiaru urlopu, także z uwzględnieniem nowych zasad wliczania zleceń i działalności gospodarczej,
  • przygotowanie dokumentów przy rozwiązaniu umowy, w tym świadectwa pracy,
  • wsparcie przy przygotowaniu dokumentacji na potrzeby kontroli ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy.
Skontaktuj się

Obsługa płacowa – zakres

  • comiesięczne listy płac z uwzględnieniem dodatków, nadgodzin, pracy w nocy i wynagrodzeń chorobowych,
  • rozliczanie umów zlecenia i o dzieło, z kontrolą minimalnej stawki godzinowej,
  • obliczanie składek ZUS i przygotowanie dokumentów rozliczeniowych,
  • obliczanie i rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy pobieranych przez pracodawcę jako płatnika,
  • obsługa PPK – naliczanie wpłat, deklaracje i obowiązki informacyjne,
  • roczne informacje i deklaracje: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR oraz innych, informacje dla ZUS,
  • zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, paski płacowe,
  • rozliczenia z PFRON, jeżeli dotyczą Twojej firmy,
  • przygotowanie danych do przelewów wynagrodzeń.

Rozliczenia płacowe trafiają bezpośrednio do księgowości – jeśli korzystasz także z naszej obsługi księgowej firm, nie musisz niczego przekazywać dwa razy.

Terminy, które są ważne

Obowiązek Termin
Wypłata wynagrodzenia najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń
Informacja o warunkach zatrudnienia 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy
Składki ZUS i dokumenty rozliczeniowe do 15. dnia następnego miesiąca – spółki z o.o., S.A. i inne osoby prawne; do 20. dnia – JDG i spółki osobowe
Zaliczki na PIT pobrane od wynagrodzeń do 20. dnia następnego miesiąca
PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego do końca stycznia
PIT-11 dla pracownika do końca lutego
Świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, a gdy to niemożliwe – w ciągu 7 dni – z wyjątkami
Uzyskaj wycenę

Zmiany w prawie pracy, które uwzględniamy w obsłudze

Prawo pracy zmienia się często, a odpowiedzialność za ich wdrożenie spoczywa na pracodawcy. W ramach obsługi kadrowo-płacowej informujemy o zmianach i dostosowujemy dokumenty. Najważniejsze z ostatnich miesięcy:

  • Minimalne wynagrodzenie – w 2026 r. wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Od 1 stycznia 2027 r.: 4950 zł brutto i 32,30 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r.).
  • Nowe zasady liczenia stażu pracy – u pracodawców spoza sektora finansów publicznych od 1 maja 2026 r. do stażu wlicza się m.in. okresy umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Pracownik przedstawia dokumenty potwierdzające te okresy, np. zaświadczenie z ZUS, a my przeliczamy staż i wymiar urlopu.
  • Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – od 18 października 2026 r. orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wystawiane są co do zasady w postaci elektronicznej. Wcześniejsze papierowe orzeczenia nie tracą ważności.
  • Jawność wynagrodzeń – od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o wynagrodzeniu (kwotę początkową lub przedział) i nie może pytać o jego dotychczasowe zarobki. Pełne wdrożenie unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń jest na etapie prac legislacyjnych – śledzimy je na bieżąco.
  • Mobbing i dyskryminacja – od 5 listopada 2026 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, która zmienia definicję mobbingu i rozszerza obowiązki pracodawców w zakresie przeciwdziałania mu.
  • Ponowny autozapis do PPK w 2027 r. – do końca lutego 2027 r. pracodawca informuje osoby, które wcześniej zrezygnowały z wpłat, o ich wznowieniu od 1 kwietnia 2027 r.

Szczegółowe omówienie zmian znajdziesz we wpisie Zmiany w podatkach i nie tylko od 2027 r.

Dokumentacja pracownicza i ochrona danych

Akta osobowe prowadzi się dla każdego pracownika w pięciu częściach (A-E) – od dokumentów z rekrutacji, przez przebieg zatrudnienia i jego ustanie, po odpowiedzialność porządkową i kontrolę trzeźwości. Dokumentacja może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy – dotyczy to osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązuje okres 50 lat, który przy zatrudnieniu w latach 1999-2018 można skrócić do 10 lat po złożeniu do ZUS raportów informacyjnych. Pracodawca odpowiada za przechowywanie dokumentacji przez cały wymagany okres.

Dane pracowników przetwarzamy jako podmiot przetwarzający – razem z umową o obsługę zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO.

Kto za co odpowiada?

  • Pracodawca pozostaje stroną umów z pracownikami oraz płatnikiem składek ZUS i zaliczek na podatek. Odpowiada wobec pracowników, ZUS, urzędu skarbowego i PIP za wykonanie obowiązków, także wtedy, gdy ich obsługę powierzył biuru.
  • TipTAX odpowiada wobec klienta za należyte wykonanie umowy. Ustawowe obowiązkowe OC biur rachunkowych obejmuje usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych – dlatego obsługę kadrowo-płacową objęliśmy dodatkowym, dobrowolnym ubezpieczeniem OC.
  • Klient przekazuje w terminach z umowy informacje potrzebne do rozliczeń: nowe zatrudnienia, zmiany warunków pracy, nieobecności, premie.

Jak przebiega przejęcie kadr i płac?

  1. Rozmowa i analiza – liczba pracowników i zleceniobiorców, systemy czasu pracy, składniki wynagrodzeń, PPK.
  2. Umowa – zakres obsługi, terminy przekazywania danych i zasady odpowiedzialności, razem z umową powierzenia danych osobowych.
  3. Pełnomocnictwa – m.in. do działania w imieniu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS.
  4. Przekazanie dokumentacji – od dotychczasowego biura lub działu kadr, z protokołem przekazania i kontrolą kompletności akt.
  5. Pierwsza lista płac – od uzgodnionego miesiąca, z zachowaniem ciągłości rozliczeń.

Od czego zależy koszt obsługi kadrowo-płacowej

  • liczba pracowników i zleceniobiorców,
  • systemy i rozkłady czasu pracy (np. praca zmianowa, równoważny czas pracy),
  • liczba składników wynagrodzenia i zmian w miesiącu,
  • obsługa PPK, PFRON i zatrudnienia cudzoziemców,
  • zakres dodatkowych dokumentów (regulaminy, zaświadczenia, raporty).

Orientacyjne stawki znajdziesz w cenniku, a dokładną wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie.

Dlaczego TipTAX?

  • od 1992 roku prowadzimy obsługę księgową i kadrowo-płacową firm o różnej formie prawnej,
  • biurem kieruje certyfikowany księgowy SKwP i C.I.K.,
  • dobrowolne ubezpieczenie OC obejmujące także kadry i płace,
  • kadry, płace i księgowość w jednym miejscu – bez przekazywania danych między różnymi firmami,
  • siedziba przy ul. Planty Kowalskiego 4 w Rudzie Śląskiej i obsługa zdalna firm z całej Polski.

Najczęstsze pytania o obsługę kadrowo-płacową

Nie. Przy outsourcingu kadrowo-płacowym pracodawcą pozostaje Twoja firma, a biuro obsługuje tylko dokumentację i rozliczenia. Przy leasingu pracowniczym pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej.

Pracodawca – jako strona stosunku pracy i płatnik składek. Biuro odpowiada wobec pracodawcy na zasadach określonych w umowie.

Tak. Rozliczamy umowy cywilnoprawne, pilnujemy minimalnej stawki godzinowej przy zleceniach i zgłoszeń do ZUS, gdy umowa rodzi obowiązek ubezpieczenia.

Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych zatrudnień okresy mogą być dłuższe.

Tak. Przejmujemy obsługę od wskazanego miesiąca, z kontrolą kompletności dokumentacji i ciągłości rozliczeń.

Tak. Dane do list płac i dokumenty przekazujesz online, a umowy i dokumenty pracownicze mogą być podpisywane elektronicznie.

Treść ma charakter informacyjny i odzwierciedla stan prawny na październik 2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w indywidualnej sprawie.

Szukasz kompleksowej obsługi całego działu finansowo-księgowego? Sprawdź outsourcing finansowo-księgowy.

Skontaktuj się z nami – przygotujemy ofertę obsługi kadrowo-płacowej dla Twojej firmy.